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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

Comment Lendlease utilise la gestion collaborative sur les maquettes numériques pour coordonner les équipes projet

Janet Poses
Sr. Marketing Manager

Nous prenons de plus en plus conscience des avantages de la collaboration, via l’environnement commun de données (EDC) et des partenariats dans l'industrie de la construction et de l'ingénierie. Il est temps que disparaisse l’approche en silo traditionnelle et inefficace.

Cela ne devrait pas être surprenant. Imaginez un match de football où les entraîneurs, les arbitres et les joueurs auraient chacun des objectifs contradictoires, où l’attaque détient des informations auxquelles la défense n’a pas accès. Cela semble ridicule dans ce contexte, mais c’est exactement comme cela que les projets de construction fonctionnaient traditionnellement. 

Le client souhaite que le projet soit de haute qualité, rentable et livré dans un délai raisonnable. L’entreprise générale, quant à elle, souhaite maximiser ses profits tout en livrant des projets de très grande qualité, afin de fidéliser ses clients, et les architectes veulent créer les projets les plus innovants et constructibles.

Lorsque le bon modèle de sous-traitance et les bons systèmes sont mis en place, tout le monde y gagne

Les rôles individuels au sein d’une équipe projet sont cloisonnés par silos, mais également par entreprises. De nombreuses organisations sont loin d’atteindre le potentiel innovant lié à l’utilisation des maquettes 3D et 4D, bien que celui-ci soit connu depuis des années. Une grande partie de cette valeur est donc perdue si les maquettes ne sont accessibles qu'aux concepteurs et/ou à l'ensemble de l'équipe de conception.

Lendlease et Oracle Aconex

Lendlease est un groupe international spécialisé dans l’immobilier et l’infrastructure basé à Sydney, en Australie, ayant pour expertise-clé de façonner des villes et de créer des communautés fortes et connectées.

Lendlease a été l'une des premières sociétés à rejoindre le Programme Early Adopter (EAP) pour les fonctionnalités du Module "Model Coordination" d'Oracle Aconex assurant la coordination des maquettes BIM (BIM ou Modélisation des données du bâtiment), une organisation innovante souvent à la pointe pour l'adoption de nouvelles technologies.

Lendlease a implémenté la solution sur le projet de développement intégré de la station de métro Sydney Metro Martin Place, premier projet à grande échelle au monde à implémenter la nouvelle solution de coordination de maquettes BIM.

La plateforme collaborative dédiée à la construction Oracle Aconex s'intègre de manière transparente aux principales applications de bureau (conception) de Lendlease, ce qui améliore les processus, l'efficacité et accélère la livraison des projets.

Lorsque l'ensemble de l’équipe projet n'a pas accès à la maquette, l’entreprise a remarqué que «cela sépare l'équipe projet»; exactement à l’inverse des gains d'efficacité générés par les collaborations autour des contrats, des procédures et de la technologie. Lendlease a décidé de réunir son équipe projet à la fois autour du projet et de la maquette.

Amélioration de l'efficacité de l'équipe de conception grâce au module « Model Coordination »   

Grâce à la coordination des maquettes, un plus grand nombre d’intervenants peut désormais communiquer via la maquette. « En intégrant la plateforme Oracle Aconex aux outils de conception et plateformes BIM, il y a un impact direct sur l’efficacité des équipes projet,” dit Eldad Asoulin, digital engineering manager, Lendlease

Par exemple, de nombreux responsables projets et ingénieurs qui ont travaillé principalement par le passé en 2D se sont tournés vers les maquettes, ouvrant un monde nouveau dans lequel il n’est pas nécessaire de former qui que ce soit sur un système spécifique.

"Oracle Aconex fournit une interface simple et accessible", explique Eldad Asoulin. Il explique que ce niveau de coordination signifie que "toute l'équipe est sur la même longueur d'onde pour comprendre quels sont les problèmes."

Toute l’équipe sur la même longueur d’onde

Par le passé, les problèmes étaient listés dans des feuilles de calcul et étaient discutés durant des réunions et par email. Il n’y avait aucune garantie que ces problèmes soient tous listés et communiqués correctement et dans leur intégralité, ou que les bonnes personnes en soient notifiées.

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« En utilisant Oracle Aconex, nous donnons à chacun la possibilité de remonter des problèmes directement dans le système. Tout le monde a une visibilité sur le type de problème, les actions à mener, par qui, son statut ainsi que son responsable. ».

-Eldad Asoulin, Digital Engineering Manager, Lendlease

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En moyenne, la résolution des problèmes a gagné entre trois jours et une semaine et 1 000 problèmes environ ont été résolus au cours de la dernière année. Par le passé, le suivi des problèmes pouvaient engendrer entre deux et trois emails par problème, sans compter la mise à jour du tableau de suivi.

Une véritable collaboration inter organisationnelle

Rien n’est perdu ou rien n’est laissé en suspens grâce à un processus cohérent qui fonctionne correctement. Les responsables de projet n'ont plus besoin de s'impliquer autant que par le passé sur les problèmes puisqu’ils font confiance au processus. Le temps des chefs de projet est libéré et ils peuvent se concentrer sur une planification proactive et des questions plus complexes.

Le projet Sydney Metro Martin Place représente une station de métro et deux tours. «MacQuarie, le propriétaire de la tour, adore la fonctionnalité BIM», explique Eldad Asoulin. «Les [maîtres d’ouvrage] aiment que le BIM soit innovant et qu'ils [les maîtres d’ouvrage] bénéficient d'une visibilité, d'une qualité et d'une efficacité améliorées sur leur projet.»

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 «La fonctionnalité de modélisation d'Oracle Aconex a complètement changé notre manière de collaborer. Il y a une meilleure qualité de modélisation au sein de toute l'équipe, et tout est vraiment transparent. »

-Eldad Asoulin, Digital Engineering Manager, Lendlease

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Avantages de la gestion des maquettes pour la maîtrise d’ouvrage

Pour témoigner de l’efficacité, Eldad Asoulin explique qu'ils parviennent à économiser une demi-journée par semaine à 20 à 30 personnes, en réduisant le temps de réunion, nécessaire à la coordination de la conception, d'une journée entière à une demi-journée. Tous les intervenants doivent résoudre les problèmes avant les réunions afin de pouvoir se concentrer sur la prise de décision plutôt que sur l'examen et le suivi.

«Toutes les informations nécessaires sont facilement accessibles dans Oracle Aconex», explique Eldad Asoulin. «Nous avons un nouveau niveau de confiance. On ne craint pas que quelqu’un dise que quelque chose a été fait, si cela n’est pas le cas. Il y a une complète transparence et responsabilisation. »

Modification de conception

Les capacités de la gestion de maquettes d’Oracle Aconex prennent en charge le protocole de modification de conception de Lendlease.

Par exemple, Lendlease a proposé de modifier la conception de l’arrondi d’un angle de mur, entraînant une diminution de la largeur d'un passage de plus d'un mètre. Tout le monde a pu se rendre compte du résultat et observer le flux des piétons au sein du passage en examinant la maquette 3D. L'équipe a pu prendre la bonne décision en peu de temps et en toute confiance grâce à la maquette.

Le Module coordination des maquettes inclut les constats exportés par l’outil de détection des clashs dans Oracle Aconex, facilitant la gestion des tâches via les courriers et les communications d'Oracle Aconex.

Lendlease utilisait des tableaux de suivi Excel pour suivre des milliers de clashs et une application de revue de maquette 3D suivait ces constats. L'équipe avait besoin d'une personne à plein temps juste pour gérer cette tâche.

La dépense de 50 000 dollars allouée à cet effectif peut désormais être réaffectée. La collaboration avec Oracle Aconex permet une discussion/révision plus globale et plus efficace ce qui permet une résolution plus rapide. Tous les échanges et les documents associés sont conservés dans la plateforme collaborative.

Fédération de coordination des maquettes  

La coordination des maquettes est un processus manuel qui prend du temps et qui nécessite que chaque lot télécharge des maquettes distinctes et les fédère au sein d’une application externe de révision des maquettes 3D afin de les coordonner. Ce qui aurait pu prendre de deux à cinq heures par semaine a été réduit à quelques minutes en utilisant Oracle Aconex Model Coordination.

Création de points de vue / constats  

Bien que cela ne prenne pas beaucoup de temps, le processus traditionnel de création d’un problème est intrinsèquement sujet aux erreurs de nommage, aux doublons et au manque de traçabilité. Une fois qu'ils sont tous combinés dans une application externe de revue de la maquette 3D, il est impossible de déterminer qui a initialement soulevé le problème.

À l'aide du Module Oracle Aconex Model Coordination, les constats sont automatiquement numérotés et peuvent être organisés par lots et attribués aux bonnes personnes. Il n'est pas nécessaire d'agréger les données de différentes sources, car tout est fait en un seul endroit avec les mêmes maquettes.   

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« Oracle Aconex s’est avéré être un outil précieux pour la gestion, la communication et l’enregistrement des données pour nos projets, grands et petits. »

-Eldad Asoulin, Digital Engineering Manager, Lendlease

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Problèmes de suivi et de statut

Un rapport hebdomadaire présentant les zones/éléments devant être coordonnés et précisant le responsable des actions à suivre est généré. Il s’agit d’un travail à plein temps pour une personne qui documente, note les décisions prises lors des réunions et créé un tableau de suivi de tous les problèmes avec leur historique.

Lendlease a gagné en transparence et en responsabilité, tout en réduisant la charge de travail d’une semaine à 4 heures (réunions de coordination), en utilisant le Module Oracle Aconex Model Coordination. Ceci représente une économie de 36 heures par semaine.

Coordination et communication    

Seuls les spécialistes peuvent utiliser les outils spécialisés, tels que les outils de modélisation et de coordination BIM, ce qui fait que le reste de l’équipe dépend entièrement des autres pour accéder à l’information lorsqu’ils en ont besoin.

“Il nous a été possible de donner accès à la coordination de maquettes et au processus de communication à l’ensemble de l’équipe en utilisant Oracle Aconex. Cela nous a permis d'économiser d'innombrables heures tout en accélérant le processus de coordination, mais plus important encore, Oracle Aconex a permis d’augmenter la qualité et l’efficacité globales du processus » précise Eldad Asoulin.

Par exemple, la coordination sur le projet de développement de la station intégrée Sydney Metro Martin Place se traduit par l’alignement entre l’architecture et la structure. L'équipe peut collaborer sur la maquette et rien ne passe entre les mailles du filet.

Impact sur le projet

Un environnement commun de données (EDC) sécurisé et collaboratif est extrêmement utile car sa transparence empêche toute mauvaise interprétation ou perte de données.

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« Désormais nous pouvons facilement impliquer les bonnes personnes. Oracle Aconex rassemble les équipes. Les demandes d’informations, demandes de clarification et modification sont en diminution car tout le monde a une visibilité complète de la conception. »

-Eldad Asoulin, Digital Engineering Manager, Lendlease

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Lier des emails aux problèmes permet de gagner du temps dans la recherche d'informations connexes, en particulier lors des réunions de coordination de conception hebdomadaires. En plus d’attacher les emails à la maquette pour améliorer l'accès aux informations, la génération de problèmes, le suivi et la clôture au sein d’Oracle Aconex contribuent à réduire les temps de réunion d'une demi-journée par semaine.

Etendre les bénéfices du Module Model Coordination sur tous les projets Lendlease    

Les améliorations et les commentaires de l’équipe projet ont aidé Eldad Asoulin et ses collègues à commencer à documenter une étude de cas financière sur le Module BIM Model Coordination. Il s’attend à ce que cette analyse permette aux équipes des autres projets Lendlease d’évaluer l’utilisation de ce module sur leurs projets avec une garantie sur son applicabilité et ses avantages.

Résumé des améliorations estimées en termes de processus :

  • Économie de 100 heures-hommes par semaine grâce à une réduction du temps de réunion nécessaire pour la coordination de la maquette
  • Économie de 36 heures-homme par semaine avec l’automatisation du suivi et de la mise à jour du statut des constats
  • Suppression d’un poste à temps plein grâce à l’utilisation de la gestion des clashs liés aux modifications de conception via le Module Oracle Aconex Model Coordination
  • Réduction du temps nécessaire pour gérer la coordination des maquettes de 95%
  • Amélioration globale de la transparence et de la responsabilisation

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