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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

Comment l’aéroport d’Amsterdam-Schiphol a réalisé des gains d’efficacité et des économies au niveau de la gestion des projets d’investissement

Janet Poses
Sr. Marketing Manager

L'aéroport d'Amsterdam-Schiphol, l’un des principaux aéroports au monde, fait l’objet d’un important programme de rénovation. Les grandes initiatives en matière d’infrastructures de transport peuvent s’étendre sur plusieurs années et impliquer de nombreuses entités ainsi que des sources de financement publiques et privées, et celle-ci ne fait pas exception.

L’organisation du programme d'investissement du Royal Schiphol Group a pour mission de « construire l’avenir de Schiphol ». Conformément à sa mission, le Royal Schiphol Group a réalisé l’importance de mettre en place des systèmes qui assureraient la transparence et la responsabilité en plus de permettre à Schiphol de maximiser l’efficacité.

L’équipe du Schiphol Capital Programme présentait les besoins suivants :

-    Un système pour gérer ses processus et l’information durant toutes les phases du projet
-    Un système de gestion des documents (GED) qui centraliserait et contrôlerait les documents tout au long du cycle de vie du projet
-    Des capacités de contrôle de projet 
-    Une fonctionnalité de gestion des réserves

En outre, l’aéroport devait se prémunir contre les risques, tels que les vols, les litiges et les pertes et fournir une piste d’audit efficace pour l’ensemble du projet.

Processus Amélioration
Décomposition du travail en packs Génération de rapports 50 % plus rapide
Gestion des réserves Résolution des problèmes 80 % plus rapide (de 33 à seulement cinq jours)
Gestion des circuits de validation L'entreprise générale a économisé 2 167 jours-personnes sur les 45 000 workflows
Impression L'entreprise générale a fait une économie de papier d’environ 42 000 dollars

 

Les cinq étapes du succès de Schiphol

1.    Décomposition du travail en sections gérables

Un projet d’aéroport est presque par définition un mégaprojet. Le grand nombre d’organisations et de membres d’équipe, ainsi que la complexité des contrats et des financements, nécessitent de disposer d’outils et fonctionnalités appropriés pour assurer le succès de ces projets.

De nombreux aéroports essaient de gérer des mégaprojets en utilisant les outils et les processus traditionnels de gestion de projet, mais cette approche est souvent insuffisante, comme le montre le taux d’échec de 65 % de ces projets.* Le Schiphol Capital Programme a reconnu la complexité de son programme et a mis en œuvre une solution à l’échelle du programme pour réunir toutes les parties.

Schiphol utilise la fonctionnalité Packages d'Oracle Aconex pour répartir le travail et gérer efficacement les projets. Par exemple, les Document Controller du gestionnaire de projet-gestionnaire de construction (PM-CM) ont créé un type de package pour la phase d’études préalables du projet et ont mené avec succès un examen rapide à 90 % avec l’outil.

Traditionnellement, ce type de bilan de santé du projet aurait pris beaucoup de temps s’il avait été fait manuellement. Non seulement le Schiphol Capital Program a gagné du temps, mais il a amélioré sa précision.

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 “Oracle Aconex Field a été très utile en termes de sécurité.”
- Marizaane Loubser, Document Control Manager, Royal Schiphol Group

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Suite au succès des analyses rapides à 90 %, les packages ont été utilisés pour des soumissions volumineuses. L’étape suivante consiste à utiliser les packages pour les rendus intérimaires et les modifications d’exigences des entreprises générales, des architectes et des gestionnaires de projet/gestionnaires de construction (PM-CM).

Dans l’ensemble, les concepteurs du projet, les entreprises, les PM-CM et, d’une manière générale, tous les utilisateurs, ont fait des commentaires positifs sur l’utilisation des packages. “Le regroupement virtuel des informations rend la vie tellement plus simple pour trouver des sections d’articles revus ou des regroupements d’informations spécifiques à un article” a déclaré Marizaane Loubser, document control manager, Royal Schiphol Group.  

“En intégrant dans les packages les coquilles vides, nous avons une vue globale de l’ensemble des documents à soumettre au lieu d’une partie seulement” a ajouté Marizaane Loubser. 

Les concepteurs sont désormais assurés de pouvoir traiter le même « lot » de documents sans risque d’expiration du système (time out), ni crainte de commettre des erreurs grâce à la possibilité de créer des circuits de validation directement à partir des packages. Ceci est extrêmement important, car dans certains cas, les workflows peuvent comprendre jusqu’à 200 documents.

Cette gestion du travail permet également à Schiphol d’exécuter les rapports 50 % plus rapidement car toutes les informations pertinentes sont reliées. Après la création du package initial, les documents du workflow peuvent être facilement listés en les affichant dans le registre et en copiant les paramètres de recherche dans ce package.

2.    Rationalisation des processus sur le terrain

Une des clés de la gestion réussie d’un mégaprojet est de mettre en œuvre une solution à toutes les phases du projet. Bien entendu, la gestion sur le terrain est un élément essentiel.

L’aéroport a réduit le délai moyen de la levée des réserves de 33 jours à seulement cinq jours. Cette amélioration de plus de 80% de la levée des réserves contribue à maintenir l’ensemble du projet sur la bonne voie.

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“Oracle Aconex Field nous apporte une plateforme unique où nous pouvons gérer la communication sur le terrain entre l’ingénieur/employeur et les équipes internes/les équipes de sous-traitants."

-Marizaane Loubser, Document Control Manager, Royal Schiphol Group

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Les API permettent la récupération de données sur diverses plateformes, telles que les solutions de business intelligence. L’interface simple à utiliser permet de soutenir l’équipe internationale et diversifiée du Royal Schiphol Group, ce qui facilite son apprentissage par des utilisateurs de langue ou de compétence différente.

Une entreprise générale du Royal Schiphol Group, PMCM Roads & Utilities, a enregistré un total de 391 réserves lors des inspections après le déploiement de l’outil. L’entreprise a réduit le temps nécessaire pour lever ces réserves de 33 jours en moyenne à seulement cinq jours. Elle a également économisé quatre heures par semaine sur le reporting en utilisant la fonction rapports.

L’entreprise générale du Royal Schiphol Group sur le projet « Pier » de l’aéroport a enregistré 847 réserves externes et internes et 412 commentaires d’assurance et de contrôle de la qualité (QA/QC) en utilisant Oracle Aconex. Elle a ainsi économisé 315 heures sur leur résolution en utilisant Oracle Aconex Field.

La durée moyenne de levée est passée de 42 jours à seulement 16, soit une amélioration de 62 %. Le Royal Schiphol Group a également entièrement numérisé le processus d’inspections en utilisant Oracle Aconex Field pour toutes les listes de contrôle QA/QC. Grâce à la signature électronique, le Royal Schiphol Group a éliminé le papier auparavant nécessaire pour les signatures.

De plus, en réduisant considérablement la composante administrative de la gestion des réserves, il est possible de saisir, de traiter et de lever un plus grand nombre réserves problèmes, ce qui améliore à la fois la qualité et la sécurité du projet.

“Oracle Aconex réduit le temps administratif au bureau et permet de passer plus de temps sur site” a déclaré Marizaane Loubser.

3.    Utilisation de circuits de validation électroniques configurables

De nombreux systèmes ne prennent en charge que des workflows rigides, ce qui oblige les équipes de projet à modifier leurs processus ou à endurer un processus long et coûteux de collaboration avec le fournisseur pour paramétrer les nombreux circuits nécessaires au soutien d’un mégaprojet. Le Schiphol Capital Programme a facilement configuré plus de 500 modèles de workflow différents à travers les projets pour soutenir leurs différents circuits de validation et leurs participants.

 “Les PM et les CM sont unanimes pour dire que l’utilisation d’Oracle Aconex pour les workflows permet de gagner du temps” a déclaré Marizaane Loubser.

L’entreprise générale de Schiphol estime que le gain de temps est de 2 167 jours-personnes sur les 45 000 workflows gérés à ce jour sur Oracle Aconex. Elle estime également avoir économisé près de 42 000 dollars rien que sur le papier.

Le système assure la traçabilité et élimine la nécessité de suivre manuellement les workflows, tout en réduisant la durée du processus de révision. Ce processus automatisé permet de gagner du temps dans de nombreux cas.

Pour ne citer qu’un exemple, le workflow de la réception des marchandises (ROG) permet au responsable des coûts du programme d’investissement d’économiser environ deux heures par mois en éliminant la nécessité d’obtenir des signatures manuscrites. “Notre équipe ne court plus partout pour faire signer des papiers. Les workflows permettent un processus électronique ordonné.” a déclaré Marizaane Loubser.

4.  Standardisation sur un système unique pour tous les projets

Le Royal Schiphol Group a reconnu la valeur de la cohérence et la capacité à réaliser des gains d’efficacité dans tous ses projets. Grâce à la standardisation sur Oracle Aconex, les membres de l’équipe peuvent passer plus facilement d’un projet à l’autre. Le temps de démarrage est raccourci en utilisant des modèles comme points de départ, tandis que la formation est réduite et que les améliorations de processus peuvent être facilement déployées à travers les projets.

5.    Concepteur / PM-CM / entreprises - adhésion au système

Les résultats optimaux de l’utilisation d’Oracle Aconex dépendent d’une adhésion par toutes les couches. “Nous avons eu beaucoup de succès auprès des concepteurs, du PM-CM et de l’entreprise générale, qui se sont ralliés au projet et l’ont déployé auprès de leurs utilisateurs respectifs.” a déclaré Marizaane Loubser.

Regardez une courte vidéo pour en savoir plus sur la manière par laquelle l’aéroport d’Amsterdam Schiphol a amélioré la gestion des projets d’investissement avec Oracle Aconex.

* IPA  E&Y “Theory of Management of Large Complex Projects,” Bob Prieto.

Oracle Construction and Engineering, leader global des solutions de gestion de construction et de gestion du portefeuille projets, vous aide à connecter vos équipes, processus et données tout au long du cyle de vie du projet. Améliorez l'efficacité et le contrôle au niveau de la réalisation des projets grâce à des solutions éprouvées pour le contrôle de projet, la planification de la construction, la gestion de portefeuille, le BIM/CDE et bien plus encore.

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