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Gestion de la construction : Actualités, Ressources et Meilleures pratiques

Cinq étapes clés pour améliorer la gestion des risques de planning dans la construction

Saj Yaqub
Principal Solution Consultant

Le risque est constant lorsqu'il s'agit de projets de construction qu’ils soient de tout type et de toute taille. Les variables en jeu sont innombrables, allant d’événements imprévisibles tels que météorologiques, pénurie de main-d'œuvre et interruptions de la chaîne d'approvisionnement aux événements inattendus sanitaires, économiques et géopolitiques mondiaux.

Historiquement, le secteur de l'ingénierie et de la construction a largement adopté une approche ad hoc de la gestion des risques, notamment en ce qui concerne les plannings projet et les délais de livraison. En conséquence, les risques sont souvent identifiés trop tard, ce qui laisse moins d'options et moins de pistes pour y remédier.

Cette approche mène à des dépassements de coûts permanents et à des retards de planning. Selon l'enquête Project Management Institute’s 2020 Pulse of the Profession Survey, les entreprises de construction gaspillent en moyenne 127 millions de dollars pour chaque milliard de dollars dépensé dans des projets et des programmes en raison de la mauvaise performance des projets.

De plus, le secteur est à la traîne par rapport aux autres en ce qui concerne le pourcentage d’entreprises qui accordent une grande priorité au développement d'une capacité globale de livraison de valeur qui permet une adaptation rapide aux conditions changeantes du marché.

Si les risques sont réels, les avantages des stratégies d'atténuation efficaces le sont tout autant. Les entreprises cherchent de plus en plus à intégrer des pratiques de gestion des risques plus fiables tout en perturbant le moins possible les processus opérationnels.

Aujourd'hui, cela est non seulement possible, mais aussi facilement réalisable avec la bonne stratégie et la bonne technologie de gestion de projet et de portefeuille.

Vers une stratégie efficace de gestion des risques

Qu’est-ce qu’englobe une stratégie efficace ?

Tout d'abord, il est important de prendre en compte la gestion des risques au niveau du projet et du programme. Dans ce cas, nous définirons un projet comme une initiative ponctuelle, liée à des contraintes distinctes en termes de coûts, de ressources, de budget et/ou de temps.

Nous définirons un programme comme un groupe de projets interconnectés qui se complètent et s’appuient les uns sur les autres – souvent en vue d’un objectif plus large et à long terme.

La gestion des risques uniquement au niveau du projet conduit à une visibilité limitée des performances ce qui peut s'avérer difficile pour l'entreprise. Un projet peut être en avance sur le planning et avoir des ressources en excédent. Un autre projet, peut-être avec une plus grande valeur, peut se retrouver dans la situation exactement inverse.

Sans une approche plus large de l'évaluation des risques qui permette d'accroître la visibilité au niveau du programme, les équipes ne peuvent pas optimiser les ressources et ajuster les plans pour garantir le succès des projets. Une approche uniquement au niveau du projet réduit également la probabilité que l'apprentissage organisationnel soit appliqué à toutes les initiatives.

Cinq étapes pour une meilleure gestion des risques liés au planning de construction

Au niveau à la fois du projet et du programme, la ligne directrice est d’identifier plus tôt les risques puis les évaluer. Nous avons défini un processus en 5 étapes pour y répondre :

1) Identifier les risques

Idéalement, au démarrage d’un projet ou programme, l’équipe de gestion se réunit pour identifier les risques potentiels. Bien que souvent négligé, il est important de prendre en compte que les risques peuvent à la fois être des menaces et des opportunités.

Est-ce une menace si les conditions météorologiques risquent de retarder la construction ? Ou, est-ce une opportunité pour accélérer le planning ?

Puisque il est impossible d’identifier et gérer chaque risque, l’équipe doit se mettre d’accord sur les évènements susceptibles de se produire et avoir le plus gros impact.

2) Evaluer votre exposition

L’équipe doit ensuite déterminer la probabilité que chaque risque survienne ainsi que l’impact potentiel sur les plannings et coûts, ce qui donne une côte de risque où les risques les plus susceptibles de se produire ou ayant un impact important auront un score élevé.

Durant cette phase, l’équipe priorise sa manière de gérer les risques spécifiques, ce qui est particulièrement important pour les projets et programmes conséquents qui peuvent présenter des centaines de risques potentiels.

Les capacités de la méthode de simulation de Monte Carlo sont indispensables pour ce processus, permettant aux utilisateurs de créer et lancer divers scénarios de simulation en changeant les variables clés.

Alors que les analyses de Monte Carlo peuvent être suivies dans un tableur, cette approche n’est pas adaptée pour gérer d’importants et complexes projets ayant des milliers de points de données qui peuvent changer fréquemment, comme les plannings, les ressources et les relations qu’ils ont entre eux.

Elle n'est pas non plus adaptée à la réalisation d'une analyse de risques dans le cadre de programmes de grande envergure.

3) Déterminer une stratégie de réponse

Après avoir noté chaque risque, l’équipe doit déterminer quelles actions spécifiques ils peuvent mettre en place pour atténuer les risques les plus importants. Ce processus exige la capacité de modéliser et évaluer des scénarios de simulation pour déterminer le coût/bénéfice de chaque stratégie d’atténuation de risques.

Dans certains cas, un facteur de risque spécifique ne peut être évité ou contrôlé. Par exemple, un projet urgent doit malgré tout progresser durant une période de l’année et dans une région où le mauvais temps est inévitable.

Bien que les responsables projet ne puissent pas modifier le risque de mauvais temps, ils peuvent réduire l'impact sur le projet en prévoyant un planning, une main-d'œuvre et une chaîne d'approvisionnement appropriés.

4) Communiquer pour la visibilité

A partir du moment où les risques ont été identifiés, évalués et que les stratégies d’atténuation ont été définies, cette information doit être communiquée aux intervenants. Ce processus doit être vu comme une opportunité de faire preuve d'une approche proactive et d'efforts pour maîtriser les risques liés au projet – en respectant même les problèmes qui ne sont pas entièrement contrôlables.

Pour les entreprises, une telle communication sert également de forum pour discuter avec la maîtrise d’ouvrage des risques, des stratégies d’atténuation de ceux-ci et de l’impact potentiel sur le planning et les coûts du projet.

5) Superviser, Adapter et Répéter

Le risque n'est pas statique ; il continue d’évoluer, parfois rapidement. C'est pourquoi les responsables des programmes doivent régulièrement mener des évaluations et continuellement adapter leurs stratégies en fonction de l'évolution des conditions.

Bien que les risques ne puissent être éliminés, les entreprises générales qui adoptent une approche méthodique et collaborative de la gestion des risques seront mieux équipées pour gérer les menaces ou les opportunités au fur et à mesure qu'elles se présentent pendant le cycle de vie du projet. En disposant de plus d'informations sur chaque risque et sur l'impact des différentes stratégies d'atténuation, les gestionnaires de projet peuvent prendre des décisions plus éclairées sur la meilleure voie à suivre.

Par exemple, s’il y a une forte probabilité de pénurie de main d’œuvre à venir, l’équipe peut déterminer que le coût des heures supplémentaires nécessaires pour garder le projet à jour niveau planning est plus faible que les pénalités encourues si le projet se finalise avec retard. Ces mêmes décisions peuvent être prises au niveau du programme, où un responsable peut décider de mettre en pause un projet spécifique du portefeuille projets afin d’allouer les ressources à un autre projet présentant un risque fort avec impact financier.

Tout assembler

L’évaluation et la gestion des risques nécessitent l’intégration d’ensembles d’informations dynamiques et variées, comprenant des données de budget, de coûts et de planning. Ce n’est pas un processus bien adapté aux environnements cloisonnés, basés sur des tableurs et qui nécessite un certain niveau de collaboration et une gestion des données centralisée.

Cela contribuera à garantir que tout le monde a la visibilité nécessaire sur l’ensemble des projets pour identifier les problèmes, comprendre les interactions entre les activités et rapidement prendre des mesures pour atténuer l’impact sur les projets et programmes.

Pour en savoir plus sur les meilleures pratiques en matière de planification des projets de construction, vous pouvez consulter notre livre blanc "Cinq étapes essentielles pour établir le meilleur planning de projet de construction."

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