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Bauprojektmanagement: News, Ressourcen und Best Practices

Wie der Amsterdamer Flughafen Schiphol beim Management von Großbauprojekten Effizienz und Einsparungen erzielte

Janet Poses
Sr. Marketing Manager

Der Amsterdamer Flughafen Schiphol, einer der größten Flughäfen der Welt, durchläuft ein umfangreiches Erneuerungs- und Renovierungsprogramm. Große Verkehrsinfrastrukturinitiativen können sich über mehrere Jahre erstrecken und zahlreiche öffentliche und private Einrichtungen und Finanzierungsquellen einbeziehen, und auch dieses Programm ist keine Ausnahme.

Die Verantwortlichen des Großbauprogramms der Royal Schiphol Group haben die Aufgabe, „für die Zukunft von Schiphol zu bauen“. In Übereinstimmung mit ihrer Unternehmensstrategie erkannte die Royal Schiphol Group, wie wichtig es ist, Systeme einzurichten, die für Transparenz und Kontrolle sorgen und es Schiphol ermöglichen, seine Effizienz zu steigern.

Das Team des Schiphol Großbauprogramms benötigte:

  • Ein System zur Verwaltung ihrer Prozesse und Informationen über die verschiedenen Projektphasen
  • Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das Dokumente während des gesamten Projektlebenszyklus zentralisieren und kontrollieren würde
  • Eine Lösung zur Projektsteuerung  
  • Field-Management-Funktionen.

Darüber hinaus musste sich der Flughafen gegen Risiken wie Diebstahl, Streitigkeiten und Verlust absichern und einen genauen Prüfpfad für das gesamte Projekt erstellen.

Prozess Verbesserung
Aufteilung der Arbeit in einzelne Arbeitspakete 50% schnellere Berichterstellung
Verwaltung von Vorgängen vor Ort 80% schnellere Bearbeitung von Vorgängen vor Ort (Reduzierung von 33 auf nur 5 Tage)
Workflow-Management Generalunternehmer sparte 2.167 Manntage bei den 45.000 Workflows
Druck Generalunternehmer sparte geschätzte 42.000 Dollar an Papier ein

 

Fünf Schritte zum Erfolg von Schiphol

1.    Aufteilung der Arbeit in übersichtliche Einheiten

Ein Flughafenprojekt ist fast per Definition ein Megaprojekt. Die enorme Anzahl von Organisationen und Teammitgliedern und die Komplexität der Auftragsvergabe und Finanzierung erfordern die richtigen Werkzeuge und Funktionen, um diese Projekte erfolgreich zu machen.

Viele Flughäfen versuchen, Megaprojekte mit traditionellen Projektmanagement-Tools und -Prozessen zu verwalten, aber dieser Ansatz greift oft zu kurz, wie die 65%ige Misserfolgsrate solcher Projekte beweist.1 Das Team des Schiphol Großbauprogramms erkannte die Komplexität und implementierte eine programmweite Lösung, um alle Parteien zusammenzubringen.

Schiphol nutzt die Packages-Funktionalität innerhalb von Oracle Aconex, um die Arbeit aufzuschlüsseln und Projekte effizient zu verwalten. Beispielsweise schuf der Projektmanager-Bauleiter (PM-CM) als Dokumenten-Controller einen Paket-Typ für die Vorentwurfsphase des Projekts und schloss mit dem Tool eine 90%ige Schnell-Scan-Überprüfung erfolgreich ab.

Diese Art von Projektzustandsprüfung wäre traditionell ein zeitaufwändiger manueller Prozess gewesen. Das Schiphol Team hat nicht nur Zeit gespart, sondern auch die Genauigkeit verbessert.

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„Oracle Aconex Field hat sich als sehr wertvoll für die Sicherheit erwiesen.“
- Marizaane Loubser, Document Control Manager, Royal Schiphol Group

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Nach dem Erfolg des 90%igen Schnell-Scans wurde Aconex Packages für große Einreichungen verwendet. Der nächste Schritt ist die Verwendung von Packages für Interimsdossiers und Anforderungsänderungen von Generalunternehmern, Planern und Projektmanagern/Bauleitern (PM-CMs).

Insgesamt haben die Projektplaner, Auftragnehmer, PM-CMs – und im Allgemeinen alle Anwender – positive Rückmeldungen zur Verwendung von Packages gegeben. „Die virtuelle Gruppierung von Informationen erleichtert das Auffinden von Abschnitten von Übersichtsartikeln oder Gruppierungen von artikelspezifischen Informationen erheblich“, so Marizaane Loubser, Document Control Manager, Royal Schiphol Group.

„Indem wir sichere Dokumente als Platzhalter mit Packages verknüpfen, haben wir eine ganzheitliche Sicht auf eine gesamte Revisionseinreichung und nicht nur auf Teile davon“, sagte Loubser.

Planer haben nun die Gewissheit, dass sie denselben „Stapel“ von Dokumenten konsistent bearbeiten können, ohne Gefahr zu laufen, dass das System durch Zeitüberschreitung ausfällt oder dass sie befürchten müssen, Fehler zu machen, indem sie Workflows direkt aus Packages heraus erstellen. Dies ist äußerst wichtig, denn in einigen Fällen können Workflows aus bis zu 200 Dokumenten bestehen.

Die Arbeitsverwaltung auf diese Weise ermöglicht es Schiphol auch, Berichte 50% schneller auszuführen, da alle relevanten Informationen miteinander verbunden sind. Nachdem das anfängliche Package erstellt wurde, können die Dokumente aus dem Workflow leicht abgeglichen werden, indem die Dokumente im Register eingesehen und die Suchparameter in dieses Package kopiert werden.

2.    Optimierung von Prozessen vor Ort

Ein Schlüssel zum erfolgreichen Management eines Megaprojekts ist die Implementierung einer Lösung über alle Phasen des Projekts hinweg. Natürlich ist das Management vor Ort eine kritische Komponente.

Der Flughafen hat die durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss von Vorgängen vor Ort von 33 Tagen auf nur 5 Tage reduziert. Diese mehr als 80%ige Verbesserung des Problemlösungsprozesses trägt dazu bei, das gesamte Projekt auf Kurs zu halten.

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„Oracle Aconex Field bietet uns eine einzige Plattform, auf der wir die Vor-Ort-Kommunikation zwischen Ingenieur/Arbeitgeber und internen Teams/Subunternehmer-Teams verwalten können.“

-Marizaane Loubser, Document Control Manager, Royal Schiphol Group

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Offene APIs ermöglichen die Visualisierung von Daten auf verschiedenen Plattformen, wie z. B. Business Intelligence-Lösungen. Die benutzerfreundliche Schnittstelle unterstützt auch das globale und vielseitige Team der Royal Schiphol Group, so dass Anwender mit unterschiedlichen Muttersprachen und Fähigkeiten problemlos geschult werden können.

Ein Generalunternehmer der Royal Schiphol Group, PMCM Roads & Utilities, protokollierte nach der Einführung des Tools insgesamt 391 Begehungsvorgänge. Der Auftragnehmer hat die Zeit, die für den Abschluss dieser Vorgänge benötigt wird, von durchschnittlich 33 Tagen auf nur 5 Tage reduziert. Außerdem hat er vier Stunden pro Woche für die Berichterstattung mit der Berichtsfunktion eingespart.

Der Generalunternehmer der Royal Schiphol Group für das „Pier“-Projekt des Flughafens hat mit Oracle Aconex 847 externe und interne Probleme und 412 Beobachtungen der Qualitätssicherung/Qualitätskontrolle (QA/QC) protokolliert. Durch den Einsatz von Oracle Aconex Field konnten 315 Stunden bei diesen Aufgaben eingespart werden.

Die durchschnittliche Dauer des Abschlusses sank von 42 Tagen auf nur 16 Tage, was einer Verbesserung um 62% entspricht. Auch die Royal Schiphol Group ist bei den Begehungen vollständig digitalisiert worden und verwendet Oracle Aconex Field für alle QA/QC-Checklisten. Die Royal Schiphol Group verzichtete durch die Integration digitaler Unterschriften auf das früher für handschriftliche Unterschriften benötigte Papier.

Darüber hinaus können durch die erhebliche Reduzierung der administrativen Komponente des Issue-Managements mehr Vorgänge erfasst, behandelt und abgeschlossen werden, was sowohl die Qualität als auch die Sicherheit des Projekts verbessert.

„Oracle Aconex reduziert die Verwaltungszeit im Büro und ermöglicht mehr Zeit vor Ort“, sagte Loubser.

3.    Verwendung konfigurierbarer elektronischer Workflows

Viele Systeme unterstützen nur starre Arbeitsabläufe, so dass die Projektteams ihre Prozesse ändern oder einen langwierigen und kostspieligen Prozess der Zusammenarbeit mit dem Anbieter durchlaufen müssen, um die vielen spezifischen Arbeitsabläufe zu kodieren, die zur Unterstützung eines Megaprojekts erforderlich sind. Das Schiphol Großbauprojekt hat problemlos mehr als 500 verschiedene Workflow-Vorlagen über die Projekte hinweg konfiguriert, um ihre verschiedenen Revisionszyklen und die verschiedenen Teilnehmer an jedem Zyklus zu unterstützen.

„Projektmanager und Bauleiter sind sich einig, dass die Verwendung von Oracle Aconex für Workflows Zeit spart“, sagte Loubser.

Der Generalunternehmer von Schiphol schätzt die Zeitersparnis auf 2.167 Manntage bei den 45.000 Workflows, die bisher mit Oracle Aconex verwaltet wurden. Er schätzt auch eine Einsparung von fast 42.000 Dollar allein an Papierkosten.

Das System ermöglicht Zurückverfolgung und macht die manuelle Nachverfolgung von Workflows überflüssig und reduziert zudem die Zeit für die Revisionszyklen. Dieser automatisierte Prozess spart über zahlreiche Rollen hinweg Zeit.

Nur ein Beispiel: Der Wareneingangs-Workflow (ROG) erspart dem Kostenmanager etwa zwei Stunden pro Monat, da die Notwendigkeit, Unterschriften manuell nachzuverfolgen, entfällt.  „Unser Team läuft nicht mehr herum, um Papiere unterschreiben zu lassen. Arbeitsabläufe ermöglichen einen aufgeräumten, elektronischen Prozess“, sagte Loubser.

4.  Projektübergreifende Einführung eines Systems

Die Royal Schiphol Group erkannte den Wert von Konsistenz und die Fähigkeit, bei all ihren Projekten Effizienz zu erzielen. Durch die Standardisierung auf Oracle Aconex können die Teammitglieder leichter von Projekt zu Projekt wechseln. Die Einführungszeit wird durch die Verwendung von Vorlagen als Ausgangspunkt verkürzt, während der Schulungsaufwand reduziert wird und Prozessverbesserungen leicht projektübergreifend eingeführt werden können.

5.    Zustimmung der Planer / Projektmanager-Bauleiter / Auftragnehmer

Optimale Ergebnisse durch den Einsatz von Oracle Aconex hängen von der Zustimmung über alle Schnittstellen ab. „Wir hatten großen Erfolg mit Zustimmung und Rollout bei Planern, Projektmanagern/Bauleitern und Generalunternehmern sowie ihren jeweiligen Anwendern“, sagte Loubser.

Schauen Sie sich ein kurzes Video an, um mehr darüber zu erfahren, wie der Amsterdamer Flughafen Schiphol das Management von Großbauprojekten mit Oracle Aconex verbessert hat.

1 IPA  E&Y „Theorie des Managements großer komplexer Projekte“, Bob Prieto.

Entdecken Sie, wie Sie mit Oracle Construction and Engineering größere Projekterfolge erzielen können.

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