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Bauprojektmanagement: News, Ressourcen und Best Practices

Neutralität als Schlüssel zu erfolgreicher Kollaboration in Bauprojekten

Steven Brant
Senior Director Construction & Engineering Solutions

Sowohl baubeteiligte Unternehmen als auch Projekteigentümer und Bauherren sind sich einig: es gibt einen direkten und starken Zusammenhang zwischen dem Grad der Zusammenarbeit bei einem Projekt und dem Projekterfolg.

Warum also bleibt echte Kollaboration in so vielen Fällen aus?

Die Antwort auf diese Frage lautet „Vertrauen“. Die meisten der heutigen Kollaborationsplattformen sind nicht darauf ausgerichtet, Vertrauen als essentiellen Bestandteil der Zusammenarbeit zu fördern. Dadurch kann es zu Schwierigkeiten in der Kollaborationsplattform kommen, die meist von Generalunternehmer oder Bauherrn finanziert wird.

Es entstehen berechtigte Bedenken in Bezug auf die Geheimhaltung unternehmenseigener Daten, Transparenz sowie Datenhoheit und -zugang. Wie können alle Projektbeteiligten dazu bewegt werden, zusammenzukommen und sich wirklich auf Kollaboration einzulassen, wie sie für ein effizientes und erfolgreiches Bauvorhaben so dringend erforderlich ist?

Wir bei Oracle Construction and Engineering halten Neutralität für das grundlegende Konzept, den Schlüssel zur Schaffung einer fundamentalen Vertrauensbasis, die echte Zusammenarbeit fördert. Auf Kollaboration in einer gemeinsamen Plattform angewendet, definieren wir Neutralität als das Prinzip universeller Fairness. Alle Stakeholder haben die Kontrolle über ihre eigenen Daten, und kein Beteiligter hat einen Vorteil gegenüber irgendeinem anderen Beteiligten.

Die meisten cloud-basierten Kollaborationsplattformen (etwa 90%) basieren auf einer sog. „Hub and Spoke“-Architektur. D. h. die implementierende Organisation konfiguriert aktiv Berechtigungen im System, ist somit automatisch Eigentümer aller Daten und regelt Datenaustausch und Prozesse.

Dieses Konzept kann andere Parteien gefährden. Zum Beispiel könnte ein Generalunternehmer beschließen, die Kommunikation mit einem der Subunternehmer einzustellen und die Organisation oder Einzelperson vom System abzuschneiden. Dieser Subunternehmer wiederum verfügt über keine Aufzeichnungen irgendwelcher Transaktionen über die Projektlaufzeit.

Es erklärt sich von selbst, dass sich Projektbeteiligte von solchen Lösungen oft nicht gerade begeistert zeigen, da sie darauf ausgerichtet sind, eine Hierarchie aufzubauen.  Vertrauen ist dadurch ausgeschlossen.
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Drei Fragen zu Kollaborationsplattformen:

  • Wem „gehören“ die Daten auf der Plattform?
  • Sind Sie überzeugt davon, dass Ihre eigenen Daten sicher sind und weder innerhalb der Plattform noch von außerhalb von Unbefugten eingesehen werden können?
  • Sind Sie sicher, dass Ihnen der Zugriff auf Ihre Daten auf der Plattform nicht verweigert werden kann, z. B. bei einem Streitfall?

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Schaffung einer offenen und gleichberechtigten Umgebung, die zur Teilnahme einlädt und Zusammenarbeit fördert

Wie sieht Neutralität in der Umsetzung auf Kollaborationsplattformen aus?

Wir haben fünf Grundsätze definiert, auf deren Basis Projektteilnehmenden die Begegnung auf Augenhöhe ermöglicht wird. Sie schaffen Vertrauen, fördern aktive Partizipation auf der Plattform und somit erfolgreiche Zusammenarbeit.

  1. Jede Organisation beginnt in ihrem eigenen, privaten Arbeitsbereich, der automatisch in der Grundkonfiguration der Plattform vorhanden ist und nicht entfernt werden kann. Mit anderen Worten: Es gibt keinen Superuser oder Super-Admin, der dort liegende Informationen einfach einsehen könnte.
  2. Jede Organisation behält die Datenhoheit über ihre eigenen Daten, die im eigenen Arbeitsbereich gespeichert sind. Diese Organisation kontrolliert Berechtigungen und Zugriffsrechte auf diese Daten.
  3. Es besteht keine Möglichkeit, zu löschen oder geteilte Informationen nachträglich wieder zu „entrechten“. Selbstverständlich sind Aktualisierungen von Informationen möglich, um beispielsweise Korrekturen vorzunehmen. Ein Löschen ist aber nicht möglich.
  4. Alle Organisationen haben die Möglichkeit, vertraulich über die Kollaborationsplattform zu kommunizieren.
  5. Es darf keinen zentralen, kontrollierenden Administrator für die gesamte Plattform geben, der in der Lage wäre, Informationen zu löschen, Teilnehmer auszuschließen oder von ihren eigenen Daten abzuschneiden.

Darüber hinaus soll die Plattform für alle Organisationen uneingeschränkt nutzbar sein, z. B. um interne Prozesse oder vertrauliche Kommunikation abzubilden. Alle Parteien brauchen hier den Zugang zur vollen Funktionalität der Kollaborationsplattform, damit jede einzelne Partei von der Plattform profitieren und die eigene Arbeit optimal organisieren kann. Eine Kollaborationsplattform soll für jede beteiligte Organisation Unterstützung sein.

Schließlich muss die Plattform Sicherheit vor potentiellen Bedrohungen bieten, die mindestens so gut ist, wie jeder Kunde von seinen internen Systemen verlangen würde. Diese Faktoren schaffen Vertrauen, und nur mit Vertrauen kommt Akzeptanz. Mit der breiten Akzeptanz fließt die Information. Und das schließlich ist die Grundlage echter Zusammenarbeit und der erfolgreichsten Projekte.

Die Kehrseite übergeordneter Kontrolle

Neutralität kann auf den ersten Blick eine neue Herausforderung darstellen. Plattformbesteller bzw. -eigentümer wünschen sich oft, durch ihren finanziellen Beitrag die Kontrolle über alle Kollaborationsprozesse zu argumentieren.

Bei genauerer Betrachtung zeigt sich aber, dass diese Denkweise und der Wunsch nach Kontrolle Risiken birgt. Für den Eigentümer entstehen zusätzliche Haftungsthemen. Es liegt plötzlich in seiner Verantwortung, die unterschiedlichsten Aspekte der Plattform sauber bereitzustellen und zu verwalten.

Bei größeren Projekten mit leicht Tausenden von Anwendern und Organisationen, können dann leichter Fehler passieren. Und Fehler bei der Berechtigung von Teilnehmern können zu rechtlichen und vertraglichen Konsequenzen, wenn nicht zu finanziellen Schäden und Projektverzögerungen, führen.

Zudem führt der zusätzliche Mehraufwand durch den Plattformbesteller nicht gerade zu mehr Effizienz – im Gegenteil. Dieser Ansatz stellt eine enorme Managementbelastung für den Eigentümer dar. Er muss Zugriffe und Berechtigungen ständig konfigurieren und aktualisieren und verliert Zeit für seine Kernaufgaben. Das verlangsamt den Fortschritt, vor allem wenn Beteiligte darauf warten, dass der Administrator die Konfigurationen aktualisiert.

Neben seinem persönlichen Mehraufwand durch die Ausübung von Kontrolle, wissen auch alle Projektbeteiligten, dass sie jederzeit aus dem System ausgeschlossen werden könnten. Infolgedessen müssen sie ein zusätzliches Backup-System betreiben und alles duplizieren. Und das gilt für jedes beteiligte Unternehmen. Ineffizienzen häufen sich, es entstehen Duplikate gültiger Dateien und das Ziel, eine Single Source of Truth zu schaffen, wird torpediert.

Die Notwendigkeit übergeordneter Kontrolle behindert die Akzeptanz der Plattform im Projekt, weil sie Vertrauen, die Grundlage für erfolgreiche Zusammenarbeit, verhindert.

Neutralität in der Umsetzung

Heutzutage haben Unternehmen ihr bevorzugtes internes System, um innerhalb ihres Teams zusammenzuarbeiten. Wenn nun aber Zusammenarbeit mit externen Organisationen erfolgen muss, welches System „gewinnt“?  Mit zunehmendem Umfang und zunehmender Komplexität von Bau- und Immobilienprojekten wachsen auch die Anforderungen an reibungslose Zusammenarbeit zwischen Projektbeteiligten. Kollaborationsplattformen spielen dabei eine entscheidende Rolle, aber sie können ihr volles Potenzial nur dann entfalten, wenn sie von allen Beteiligten voll und ganz akzeptiert werden.

Fehlendes Vertrauen ist ein immerwährendes Hindernis für die Akzeptanz durch Projektbeteiligte, da der Eigentümer der Plattform die Kontrolle über die Infrastruktur und den Zugang zu ihr hat. Neutralität ist hier der Schlüssel, und Oracle Aconex baut auf diesem wichtigen Prinzip auf.

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