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Bauprojektmanagement: News, Ressourcen und Best Practices

Fünf kritische Schritte zur Verbesserung des Risikomanagements von Zeitplänen im Bauwesen

Saj Yaqub
Principal Solution Consultant

Das Risiko ist eine Konstante, wenn es um Bauprojekte jeder Art und Größe geht. Die Variablen, die dabei eine Rolle spielen, sind vielfältig und reichen von unvorhersehbaren Wetterereignissen, Arbeitskräftemangel und Lieferverzögerungen bis hin zu unerwarteten globalen gesundheitlichen, wirtschaftlichen und geopolitischen Ereignissen.

Der Bau- und Ingenieursektor hat in der Vergangenheit, insbesondere was die Projekt- und Lieferfristen betrifft, nur ein spontanes Risikomanagement durchgeführt. Infolgedessen wurden Risiken oft zu spät erkannt und es standen weniger Optionen für Abhilfemaßnahmen zur Verfügung.

Dieser Ansatz trägt zu ständigen Kostenüberschreitungen und Terminverzögerungen bei. Laut der „Pulse of the Profession Survey“ des Project Management Institute aus dem Jahr 2020 verschwenden Bauunternehmen durchschnittlich 127 Millionen Dollar pro 1 Milliarde Dollar Bauprojektvolumen aufgrund von schlechter Projektdurchführung.

Darüber hinaus hinkt die Baubranche hinter anderen Branchen her, die einen Schwerpunkt darauflegen, kontinuierlich ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln, um Projekte erfolgreich durchführen zu können und sich damit besser an die sich schnell verändernden Marktverhältnisse anpassen. So wie die Risiken real sind, so sind auch die Vorteile von Abhilfestrategien real. Unternehmen suchen zunehmend nach Möglichkeiten, wirksamere Praktiken des Risikomanagements bei minimaler Geschäftsunterbrechung einzusetzen.

Dies ist heute nicht nur möglich, sondern mit der richtigen Projekt- und Portfoliomanagementstrategie und -technologie auch umsetzbar.

Auf dem Weg zu einer wirksamen Risikomanagement-Strategie

Was gehört zu einer wirksamen Strategie?

Erstens ist es wichtig, das Risikomanagement sowohl auf Projekt- als auch auf Programmebene zu berücksichtigen. In diesem Fall definieren wir ein Projekt als eine einmalige Initiative, die an bestimmte Kosten-, Ressourcen-, Budget- und/oder Zeitvorgaben gebunden ist.

Wir definieren ein Programm als eine Gruppe von miteinander verbundenen Projekten, die sich gegenseitig ergänzen und aufeinander aufbauen – und oft auf ein größeres, langfristiges Ziel hinarbeiten.

Das Risikomanagement nur auf Projektebene führt zu einer eingeschränkten Sicht auf die Leistung, die sich als Herausforderung für das Unternehmen erweisen kann. Ein Projekt läuft möglicherweise vor dem Zeitplan und verfügt über überschüssige Ressourcen. Ein anderes, vielleicht höherwertiges Projekt könnte sich in genau der entgegengesetzten Situation befinden.

Ohne einen breiteren Fokus auf die Bewertung von Risiken, der die Sichtbarkeit auf Programmebene hebt, können die Teams die Ressourcen nicht optimieren und die Pläne nicht anpassen, um projektübergreifend erfolgreiche Ergebnisse zu gewährleisten. Ein Ansatz, der nur auf der Projektebene ansetzt, verringert auch die Wahrscheinlichkeit, dass organisatorisches Lernen auf alle Initiativen angewandt wird.

Fünf Schritte zu einem besseren Bauzeitplan-Risikomanagement

Sowohl auf der Projekt- als auch auf der Programmebene lautet das Leitprinzip, Risiken frühzeitig zu erkennen und sofort zu bewerten. Wir haben einen fünfstufigen Prozess definiert, um diesem Bedürfnis gerecht zu werden:

1) Risiken identifizieren

Im Idealfall trifft sich das Managementteam zu Beginn eines Projekts oder Programms, um potenzielle Risiken zu identifizieren. Auch wenn dies oft übersehen wird, ist es wichtig zu bedenken, dass Risiken sowohl Bedrohungen als auch Chancen sein können.

Besteht die Gefahr, dass das Wetter den Bau verzögern könnte? Oder gibt es eine Gelegenheit, den Zeitplan zu beschleunigen?

Da es unmöglich ist, jedes Risiko zu identifizieren und sich darauf vorzubereiten, muss sich das Team auf die Ereignisse einigen, die am wahrscheinlichsten eintreten und die größte Wirkung haben. Dies sind die Faktoren, die sie überwachen und zu bewältigen versuchen werden.

2) Gefährdung beurteilen

In einem zweiten Schritt schätzt das Team die Wahrscheinlichkeit des Eintretens jedes Risikos zusammen mit den potenziellen Auswirkungen auf Zeitpläne und Kosten ein, was zu einer Risikoeinstufung führt. Risiken, die mit größerer Wahrscheinlichkeit eintreten und/oder eine signifikante Auswirkung haben, werden höher eingestuft.

In dieser Phase legen die Teams Prioritäten für den Umgang mit spezifischen Risiken fest, was besonders wichtig für große Projekte und Programme ist, die Hunderte von potenziellen Risiken haben können.

Monte-Carlo-Simulationen sind für diesen Prozess von wesentlicher Bedeutung, da sie es Anwendern ermöglichen, verschiedene Was-wäre-wenn-Szenarien durch Änderung von Schlüsselvariablen durchzuführen.

Obwohl die Monte-Carlo-Analyse über eine Tabellenkalkulation durchgeführt werden kann, eignet sich dieser Ansatz nicht für die Verwaltung großer, komplexer Projekte mit Tausenden von Datenpunkten, die sich häufig ändern können, einschließlich Kalendern, Ressourcen und Beziehungen zwischen ihnen.

Die Methode eignet sich auch nicht für die Durchführung von Risikoanalysen in weitreichenden Programmen.

3) Eine Reaktionsstrategie festlegen

Nach der Bewertung jedes Risikos sollte das Team spezifische Maßnahmen festlegen, die es ergreifen könnte, um die Risiken mit der höchsten Priorität zu adressieren. Dieser Prozess erfordert die Fähigkeit, Was-wäre-wenn-Szenarien zu modellieren und zu bewerten, um die Kosten/Nutzen jeder möglichen Reaktion auf spezielle Risiken zu bestimmen.

In einigen Fällen lässt sich ein bestimmter Risikofaktor nicht vermeiden oder kontrollieren. Beispielsweise muss ein dringendes Projekt während der Jahreszeit und in einer Region vorangetrieben werden, in der schlechtes Wetter unvermeidlich ist.

Zwar können Projektmanager das Risiko ungünstiger Witterungsbedingungen nicht ändern, aber sie können die Auswirkungen auf das Projekt reduzieren, indem sie einen angemessenen Zeitplan, Arbeitskräfte und Lieferengpässe einplanen.

4) Für mehr Transparenz kommunizieren

Sobald die Risiken identifiziert und bewertet sowie Strategien zur Risikominderung festgelegt worden sind, müssen diese Informationen allen Betroffenen mitgeteilt werden. Dieser Prozess sollte als Gelegenheit gesehen werden, einen proaktiven Ansatz und Bemühungen zu demonstrieren, Projektrisiken unter Kontrolle zu halten – auch in Bezug auf Aspekte, die nicht vollständig kontrollierbar sind.

Für Auftragnehmer dient eine solche Kommunikation auch als Forum, um mit dem Bauherren die Risiken, die Strategien zur Risikominimierung und die möglichen Auswirkungen auf den Zeitplan sowie die Kosten des Projekts zu diskutieren.

5) Überwachen, Anpassen, Wiederholen

Risiko ist nicht statisch; es entwickelt sich weiter, manchmal auch schnell. Daher müssen die Programmverantwortlichen regelmäßige Beurteilungen einbauen und ihre Strategien kontinuierlich anpassen, wenn sich die Bedingungen ändern.

Zwar lassen sich Risiken nicht eliminieren, aber Generalunternehmer, die beim Risikomanagement einen methodischen und kooperativen Ansatz verfolgen, werden besser in der Lage sein, mit Bedrohungen oder Chancen umzugehen, die sich während des Projektlebenszyklus ergeben. Mit fundierten Informationen über die einzelnen Risiken und die Auswirkungen der verschiedenen Minimierungsstrategien können Projektmanager gesichertere Entscheidungen über den optimalen Lösungsansatz treffen.

Wenn beispielsweise die Wahrscheinlichkeit eines Arbeitskräftemangels in naher Zukunft groß ist, kann das Team feststellen, dass die Kosten für Überstunden, die notwendig sind, um das Projekt im Zeitplan zu halten, geringer sind als die Strafen, die anfallen, wenn ein Projekt verspätet abgeschlossen wird. Dieselben Entscheidungen können auf der Programmebene getroffen werden, wo ein Manager beschließen kann, ein bestimmtes Projekt im Portfolio zu pausieren, um Ressourcen einem anderen Projekt zuzuweisen, das ein höheres Risiko und höhere Kostenauswirkungen hat.

Zusammengefasst

Risikobewertung und -management erfordern die Integration dynamischer und vielfältiger Informationen, einschließlich Budget-, Kosten- und Zeitplandaten. Dieser Prozess eignet sich nicht gut für eine Umgebung, die auf Tabellenkalkulationen in einem Silo basiert und erfordert ein Maß an Zusammenarbeit und zentralisierter Datenverwaltung.

Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die erforderliche projektübergreifende Transparenz verfügen, um Probleme zu identifizieren, die Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten zu verstehen und umgehend Maßnahmen zur Minderung der Auswirkungen auf Ihre Projekte und Programme zu ergreifen.

 

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