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Tecnologias emergentes e seu impacto em indústrias, mercados e na sociedade como um todo.

  • July 10, 2019

Implementação intensa ou em fases: qual é a melhor estratégia para instalar aplicativos em nuvem?

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Entender qual a melhor maneira de migrar as aplicações locais para a nuvem é um fator crucial para levar a transformação para os negócios.

Por John Soat *

Instalar ERP e software de cadeia de suprimentos sempre foi uma tarefa difícil que envolve aplicativos interconectados complicados que gerenciam as operações dentro e fora da empresa. Aplicativos de ERP e de cadeia de suprimentos em nuvem são mais fáceis e rápidos para colocar em funcionamento do que suas contrapartes no local, mas apresentam seus próprios desafios de implantação.

Na conferência Oracle Modern Business Experience, em Las Vegas, clientes e veteranos do setor debateram se pacotes de aplicativos em nuvem devem ser implementados de uma só vez, a chamada estratégia de Big Bang, ou em incrementos discretos. A resposta foi um sonoro “depende”: da empresa, de sua cultura e de seu senso de urgência.

O TCF Bank, uma holding bancária com US$ 23 bilhões em ativos que fornece serviços bancários e de crédito para clientes de varejo e comerciais, tomou uma abordagem em duas fases para instalar seus aplicativos de cadeia de suprimentos em nuvem, disse Sharon Krumm, vice-presidente executiva de Sourcing e Desenvolvimento Estratégicos. A primeira fase envolveu módulos para “compras estratégicas”, tais como negociações de contrato, cujo caso de negócios já havia sido criado, comentou Krumm.

Leia mais: 6 maneiras de fazer com que sua cadeia de suprimentos esteja preparada para o futuro

A segunda fase “foi em torno de partes transacionais” da tecnologia de nuvem, observou ela, incluindo requisições de compras e um portal de fornecedores. O impacto da implementação dessas capacidades de requisição online pelo banco ajudou a estabelecer controles necessários e “eficiência significativa do ponto de vista de AP”, comentou. Mas a mudança de processo envolvida foi sentida “em toda a empresa”, disse Krumm — mitigada, entretanto, por meio de um esforço de educação possibilitado pelo tempo entre as fases de implementação de nuvem. “A abordagem em duas fases realmente valeu a pena com a quantidade de gerenciamento de alterações que tivemos de fazer”, comentou Krumm.

A própria Oracle teve uma abordagem semelhante, implantando seu próprio software de ERP e de Cadeia de Suprimentos em nuvem “em fases”, começando com aplicativos financeiros e de planejamento da cadeia de suprimentos, comentou Richard Jewell, vice-presidente sênior da Oracle para Desenvolvimento de Aplicativos.

Processo incorporados

Um fator significativo na implementação de aplicativos corporativos em nuvem é que os procedimentos e processos de negócios para usá-los são hard-wired. Isso significa que as empresas devem substituir seus atuais processos pelas melhores práticas ditadas pelas ferramentas de nuvem. As vantagens são que os processos incorporados nos aplicativos em nuvem são modernos e específicos da tarefa. Mas este tipo de mudança pode ser difícil para os funcionários adotarem, especialmente em um prazo curto.

“Essa é uma tecnologia para a qual mudar", comentou Keith Causey, vice-presidente sênior e diretor de contabilidade da Caesars Entertainment , que ativou dois aplicativos financeiros de nuvem em 2017 e o Oracle Human Capital Management Cloud ano passado.

 “Não é possível personalizá-la para seus processos. Você precisa mudar seus processos e depois migrar”, observou Causey. "A Caesars começou a se preparar para os aplicativos de nuvem enquanto ainda estava negociando o contrato", comentou.

Algumas empresas veem a padronização de processos imposta por aplicativos em nuvem como uma grande vantagem. A Western Digital, uma empresa líder em infraestrutura de dados, decidiu usar software de ERP em nuvem para ajudar a reconciliar e a racionalizar duas aquisições multibilionárias.

“Tínhamos três de tudo", comentou Bill Roy, diretor sênior de Tecnologia da Informação da Western Digital. “Tivemos que alinhar tudo em um único processo e racionalizar nossos conjuntos de ferramentas." Um dos primeiros módulos do Oracle ERP Cloud implementados pela empresa foi o Global Chart of Accounts. A abordagem global “realmente nos ajudou a iniciar o processo e envolver os usuários em áreas funcionais”, disse Roy.

Com outros módulos de ERP em nuvem — fechamento e consolidação, compras, ativos fixos e contas a pagar — a Western Digital adotou uma estratégia de "desmembrar em uma abordagem plurianual e em fases", disse Roy. A distribuição módulo a módulo também ajudou a empresa a implementar a tecnologia de análise em nuvem, de modo que “à medida que distribuímos um módulo de ERP, também distribuímos as análises apropriadas", comentou.

Defensores da Estratégia Big Bang

A estratégia Big Bang, de tudo de uma vez, tem seus adeptos, que apontam a velocidade de transformação como um fator motivador. Mas até os defensores aconselham cautela.

“Não é para os de coração fraco", disse JoAline Olson, diretora de Desempenho Humano e Inovação da Adventist Health, um sistema de serviços de saúde sem fins lucrativos de US$ 5 bilhões com sede no norte da Califórnia. A Adventist Health escolheu aplicativos do Oracle Cloud para substituir um aplicativo de tela verde de 30 anos usado para operações financeiras e de RH.

O sistema antigo era impossível de expandir e tornava difícil incluir outras organizações. “Sabíamos que precisávamos modernizar", disse Olson. “Éramos 23 hospitais e mercados e fazíamos negócios de 23 maneiras diferentes."

A implantação de ERP e RH em nuvem da Adventist começou em 2016 e terminou em 2018. “Fizemos o Big Bang com ambas — as finanças seis meses antes do RH", disse Olson.

O trabalho necessário para dar suporte às implementações em nuvem foi quase esmagador, especialmente o tamanho das mudanças que representava. “Tínhamos muita padronização para fazer", disse ela. Por exemplo, "passamos de 600 maneiras diferentes de pagar enfermeiros para cerca de 60", explicou Olson. “Trabalhamos muito no gerenciamento da mudança."

Agora que a poeira está assentando, Olson está feliz que a Adventist adotou a abordagem agressiva. “Adoro o fato de não estarmos mais implantando e implementando, mas fazendo reparos e estabilizando", disse ela. E, embora o Big Bang tenha proporcionado uma base para o crescimento, é uma “transformação no back-office", disse Olson, "com os verdadeiros benefícios ainda por vir".

“A verdadeira transformação", comentou, "será quando pudermos nos concentrar no bem-estar profissional e pessoal de nossos associados...para que eles, por sua vez, possam se concentrar no bem-estar de nossos pacientes e realmente ajudar a transformar suas vidas e comunidades."

* John Soat é um jornalista premiado que escreve sobre tecnologia da informação há mais de 25 anos.

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