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  • June 5, 2019

Como controlar custos com processos mais inteligentes de compras

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Com o Oracle Procurement Cloud uma empresa da área da saúde chegou a reduzir seus custos em 12% e liberou 2 mil horas para a equipe financeira se dedicar ao negócio.

Por Jim D’Addario *

De materiais de escritório a matérias-primas para peças de maquinários, as empresas estão sempre fazendo compras para garantir que seus funcionários tenham o que precisam para manter a produtividade e o funcionamento das linhas de produção. O processo de Compras (Procurement) é um componente crítico dos negócios, que garante o fornecimento contínuo, o desempenho consistente de fornecedores, a mitigação de riscos e o controle de custos.

Para controlar os custos, as atividades de compra devem ser bem gerenciadas, em virtude dos efeitos que exercem sobre as margens de lucro e o fluxo de caixa da empresa. O gerenciamento dos gastos de uma empresa é uma prioridade máxima, mas hoje em dia muitas organizações não possuem processos e controles efetivos sobre as atividades de compra dos funcionários.

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Compras: controlando as despesas

Compras é uma área complexa que abrange várias atividades. Entretanto, o controle das atividades básicas de compra pode ser um desafio para muitas empresas. É um problema que pode ser atribuído, em parte, às ferramentas usadas pelas empresas para gerenciar os processos de compra.

Um controle de gastos inteligente envolve incentivos e impedimentos. Muitas empresas enfrentam dificuldades para manter o controle de gastos porque não possuem os sistemas que forneçam suporte para isso. Os sistemas de eProcurement surgiram nos anos 1980 como um componente dos sistemas ERP locais, mais amplos.  

No entanto, os sistemas legados de Compras — em que as compras transacionais eram gerenciadas pelos funcionários — eram difíceis de usar e caros para implantar. Experiências de usuário inadequadas acabaram se tornando um impedimento, motivo suficiente para que funcionários bem-intencionados abandonassem o processo.

Outras empresas, inclusive pequenas e médias, sequer consideravam a implantação de sistemas de eProcurement. Em vez disso, se concentraram em sistemas de gerenciamento financeiro para tentar colocar suas finanças em ordem.

Um efeito cascata: como a falta de controle de gastos afeta a produtividade

Uma empresa prestadora de serviços na área de saúde em rápido crescimento seguiu essa fórmula. No entanto, alguns meses após a implantação, a controladoria da empresa descobriu que sua equipe financeira estava sobrecarregada com faturas de fornecedores sem referência a uma ordem de compra. E ainda pior, não havia como identificar o funcionário responsável pela compra.

Como ex-contador de uma empresa regional de desenvolvimento e gerenciamento de propriedades, posso confirmar pessoalmente que processar "faturas órfãs" era a pior parte do meu trabalho. As horas que eu passava tentando "desvendar o mistério" eram tão desagradáveis quanto as ligações que eu recebia de fornecedores tentando receber suas faturas vencidas. Para piorar ainda mais, a maioria dos nossos fornecedores eram empresas de materiais de construção ou prestadores de serviço propensos a usar linguagem chula para enfatizar seu ponto de vista, o que fazia eu me sentir como um juiz de futebol!

Mas vamos voltar à nossa empresa que presta serviços na área de saúde. A controladoria da empresa constatou vários problemas sérios, como:  

  • a falta de controle dos gastos;
  • a carga sobre sua equipe, que recebia faturas de mais de 2.500 fornecedores diferentes;
  • cada fornecedor precisava ser inserido manualmente no sistema de ERP;
  • cada fatura sem a ordem de compra correspondente precisava ser verificada com o comprador para que o pagamento fosse aprovado.

Vantagens da integração de sistemas financeiros e de eProcurement

A controladoria da empresa implantou o Oracle Procurement Cloud (parte do pacote Oracle ERP Cloud) para fornecer um mecanismo de controle. A interface lembra um site de comércio eletrônico, tornando mais fácil para os funcionários encontrar fornecedores aprovados que oferecem os produtos e serviços que eles precisam. As requisições dos funcionários são automaticamente encaminhadas a um gerente para aprovação por meio de regras de fluxo de trabalho. Só então o sistema gera uma ordem de compra a ser enviada ao fornecedor.

Com uma política rígida "sem ordem de compra, sem pagamento", os fornecedores da empresa entenderam rapidamente a mensagem. Agora a equipe de contabilidade recebe as faturas com a referência da ordem de compra. Na maioria dos casos, as faturas são processadas automaticamente através da correspondência da ordem de compra com a fatura e da autorização para pagamento.

O resultado: uma redução de 12% nas despesas e uma redução impressionante do tempo de processamento das faturas, com uma economia de mais de 2.000 horas ao ano. Dessa forma, a equipe financeira ganhou mais tempo para focar em um trabalho mais estratégico.

Criando valor estratégico com melhores processos de compra

Para muitas empresas, essa mudança para atividades mais estratégicas exige o controle dos processos transacionais da aquisição até o pagamento. Geralmente, isso requer uma combinação de sistemas de eProcurement na nuvem que permite aos usuários ocasionais encontrar rapidamente o que precisam, além da aplicação da conformidade por meio de regras de aprovação e da criação de ordens de compra. Por fim, facilita muito as contas a pagar — caso não estejam completamente automatizadas — e reduz consideravelmente as despesas da empresa.

Para saber mais, baixe o relatório da Gatepoint Research "Tendências em Compras Estratégicas".  

* Jim D’Addario é Diretor de Marketing de Produtos SCM, Cloud Business Group

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